دستورالعمل نحوه ادعای غرامت از بیمه گر ، حمل کننده و یا فروشندگان کالا


فهرست مطالب

1- کلیات:

2- تعاریف:

3- شرایط تامین مخاطرات بیمه نامه عمومی باربری:

4- مسئولیتها:

5- مراحل اجرایی:

6- روش جبران اقلام کسری و تعیین تکلیف اقلام اشتباهی:

7- مطالبه غرامت از راننده وسیله حمل ، موسسه یا شرکتهای حمل و نقل:

8- توضیحات:

9- اثرات مالی اختلافات کالای درراه:

10- نکات مهم:

11- حدود اختیارات مالی و مجوزهای حذف و تعدیل:

12- تجدید تقاضا و سفارش:

13- دستور العمل نحوه تنظیم (MDR) (صورتمجلس کسری / سرک / آسیب دیدگی و مغایرت کالا)

14- ضمائم پیوست:





1-1- مقدمه

این دستور العمل بمنظور ایجاد روشی مدون و حل و فصل مسائل و مشکلات اداره انبارها و سایر واحدهای ذیربط در ارتباط با رسیدگی به مغایرتهای ناشی از کسری – آسیب دیدگی – اشتباه بودن کالاهای تحویلی به مقاصد ذیربط و همیطور ثبت و کنترل و پیگیری خسارت وارده تا مرحله تعیین تکلیف در موارد اختلاف تهیه گردیده است و از تاریخ تصویب لازم الاجرا بوده و جایگزین کلیه روشهای قبلی در این زمینه می باشد . بدیهی است چنانچه در حین اجرای این دستور العمل هرگونه اشکالی مشهود باشد لازم است مراتب با ذکر جزئیات امر به اداره مقررات وروشهای بازرگانی و پیمانی اعلام شود.



2- 1- هدف :

هدف از تدوین این دستور العمل تشریح چگونگی جبران خسارت ناشی از کسری و آسیب دیـدگی کالا و نحوه اقامه دعاوی غرامت از بیمه گر در مقابل کسری و آسیب دیدگی و همچنین ادعای غرامت ازشرکتهای حمل و نقل و فروشندگان کالا درمورد مغایرت در کالاهای ارسالی به انبارهای مربوطه می باشد.


3-1- حدود:

حدود این روش از زمان وصول کالا در مبادی ورودی کشور شروع و تا حصول نتیجه نهائی و اخذ غرامت کالاهای اشتباه / کسری / آسیب دیده از بیمه گر ، حمل کننده و یا فروشندگان کالا خاتمه می یابد.





1-2- در این روش اصطلاح " واحد متقاضی " به امور / خدمات کالا اطلاق میگردد.

2-2- در این روش منظور از کلمه شرکت ، شرکت ملی گاز ایران و شرکتهای گاز استانی و شهری و پالایشی و شرکت مهندسی وتوسعه گاز می باشد .

3-2- اصطلاح " اجناس " نیز به انواع کالا اعم از ماشین آلات ، دستگاهها ، لوازم و ابزار و قطعات یدکی و کالاهای مصرفی اطلاق میگردد.

4-2- منظور از کالای در راه (GOODS IN TRANSIT – G.I.T) محمولات سفارش خارجی و داخلی ازمرحله تحویل ازفروشنده و حمل از مبداء تا مرحله رسیدمحموله در انبار و یا تحویل در محل اجرای پروژه میباشد.

5-2- منظور از اختلافات کالای در راه (G.I.T. DISCREPANCIES ) اختلافات مابین اقلام و مقادیر ثبت شده هر قلم کارا در اسناد سیاهه (INVOICE) و لیست بسته بندی با محموله رسیده به انبار است .

تبصره : اختلافات کالا در راه بر حسب هر قلم از کالای رسید شده ، در حسابهای تفکیکی معوق اختلافات کالا ی در راه ثبت میشود تا پس از اقدامات لازم تسویه گردد.

6-2- اصطلاح فرم (M.D.R) در این روش به صورتمجلس کسری آسیب دیدگی و مغایرات کالا (MATERIALS . DISCREPENCY . REPORT) اطلاق میشود.





براسـاس قـرارداد منعقـده فـی مــابیـن شـرکت (بعنـوان بیمه گزار) و شرکت بیمه (بعنوان بیمه گر) کلیه کالای مورد نیاز خریداری شده از خارج توسط بیمه گزار از مبداء تا مقصد (انبارهای مختلف ) از طریق حمل هوائی و دریائی و زمینی در مقابل خسارات ناشی از مجموعه شرایط A (پیوست شماره 1) به مدت 180 روز از تاریخ بارنامه بیمه می باشند.





1-4- روسای امور تدارکات / سفارشات / خرید

1-1-4- مسئولیت دارند رونوشت سفارشات خرید را به ادارات (بانک و بیمه و تطبیق اسناد) ، (بررسی و پیگیری سفارشات) ، ( اداره ترخیص و حمل کالا) جهت اقدامات ذیربط ارسال دارند.

2-1-4- لازم است قلم / اقلامی از سفارشات خرید را که اشتبـاه / کسر/ سرک / آسیب دیده ارسال شده است تا حصول نتیجه نهائی پیگیری نموده و در صورت لزوم می بایست موضوع را به امور حقوقی جهت پیگیری از طریق مراجع قضائی احاله نمایند.

2-4- رئیس اداره حمل و نقل محمولات خارجی

مسئول ترتیب حمل و نقل کالاهای سفارشی بوده و پیگیری های لازم را تا وصول کالا صحیح به مبادی ورودی کشور بعمل می آورند و در صورتیکه کسر تخلیه یا آسیب دیدگـی مشـاهده گردد گواهی های لازم را از شرکت حمل و نقل همراه قبوض انبار و ترخیصیه اخذ و به اداره ترخیص و حمل کالا ارائه می دهد.

3-4- رئیس ترخیص و حمل کالا

مسئولیت دارد به کالاهای سفارش که به گمرکات مبادی ورودی مرزهای کشور ارسال شده است رسیدگیو آنها را ترخیص کرده و به مقاصد ذیربط توزیع نمایند.

در صورتیکه بهنگام رسیدگی به محمولات واصله کسری تخلیه و یا آسیب دیدگی مشهود باشد مسئول پیگیری تهیه و تنظیم صورتمجلس مقدماتی ( درگمرک) و همینطور اخذ گواهی کسر تخلیه ( درصورت عدم تخلیه ) از موسسات حمل و نقل ذیربط می باشد .

رئیس ترخیص و حمل کالا پس از ترخیص کالا نیز مسئول نظارت بر حمل و نقل صحیح و بدون عیب محمولات تا انبار متقاضی / مقصد نهایی بوده و در صورت بروز هرگونه حادثه در بین راه لازم است موضوع را پیگیری و مدارک مورد نیاز را تهیه و به اداره بانک و بیمه ارسال و واحد متقاضی را در جریان امر قراردهد.

تبصره : درمواردی که پیگیری متعدد در جهت اخذ گواهی کسر تخلیه منتهی به حصول نتیجه نمی گردد لازم است موضوع به امور حقوقی احاله گردد.

4-4- رئیس اداره بانک و بیمه تطبیق اسناد

مسئول ترتیب تهیه و تنظیم اسناد و نامه ادعای غرامت در موارد کسر تخلیه کسری و آسیب دیدگی و پیگیری موضوع تا حصول نتیجه کامل و اخذ غرامت از بیمه گرمی باشد و همچنین مسئـولیت ارسـال اسنـاد حمل به واحد ترخیص کالا و واحد متقاضی به عهده این اداره می باشد.

5-4- رئیس اداره رسید و ارسال کالا

مسئولیت دارد محمولات دریافتی را با سیاهه خرید – سیاهه بسته بندی و اسناد و مدارک مربوطه مورد بررسی قرارداده و از مطابقت کمی و کیفی کامل آنها اطمینان حاصل نماید.

درصورتیکه مغایرتی در کمیت و کیفیت کالا مشهود باشد لازم است صورتمجلس کسری / آسیب دیدگی کالا ( فرم MDR پیوست) تهیه و تنظیم و با درج شرح وضعیت پیش آمده طرف مطالبه غرامت را در آن مشخص نماید.

6-4- رئیس مقررات وروشهای بازرگانی و پیمانی

رئیس مقررات وروشهای بازرگانی و پیمانی مسئولیت دارد پیشنهادات واصلهدر مورد تغییر / اصلاح این روش را که از طریق شـرکتها / مدیریت ها و سایر واحد ها دریافت می کند بررسی نموده و در صورت تصویب مدیر بازرگانی نسبت به صدور اصلاحیه و یا تجدید چاپ روش اقدام نماید .

7-4- مدیر بازرگانی شرکت ملی گاز

در تدوین و تفسیراین دستور العمل نظارت عالیه خواهد نمود و هرگونه پیشنهاد و تغییر و اصلاحات لازم در این دستور العمل با تصویب مشارالیه از طریق اداره مقررات وروشهای بازرگانی و پیمانی بعمل خواهد آمد.



1-5- کسر تخلیه / عدم تخلیه / عدم تحویل

1-1-5- اگر در هنگام انجام تشریفات ترخیص کالا معلوم گردد که کل و یا قسمتی از یک محموله کالای در بندر و یا گمرک مربوطه تخلیه نشده است ، لازم است که اداره حمل و نقل محمولات خارجی با دریافت صورتمجلس کسر تخلیه و یا صورتمجلس کشف اختلافات کالای ترانزیت داخلی نمونه پیوست های شماره 2 که قبلاً توسط مقامات گمرک / اداره بنـادر و موسسه حمـل و نقـل تنظیـم شـده است اقـدام به اخـذ گـواهـی عـدم تخلیـه یـا کسـر تخلیـه (SHORT LANDED CERTIFICATE) نمونه پیوست شماره 3 از موسسه حمل و نقل مربوطه نماید.

تبصره : اگر برای وسیله نقلیه حامل کالا در خارج از کشور حادثه ای رخ دهد موسسه حمل و نقل موظف است گزارش با زدید نماینده شرکت بیمه از کالا در خصوص خسارات وارده اخذ و به شرکت (اداره ترخیص و حمل کالا) تسلیم نماید. در صورتیکه دسترسی به نمایندگی شرکت بیمه میسر نباشد گواهی مقامات بیمه رسمی کشور محل وقوع حادثه معتبر شناخته میشود.

2-1-5- اداره ترخیص و حمل کالا گواهی عدم تخلیه فوق الذکر را بانضمام اصل صورتمجلس کسر تخلیه و سایر مدارک را طی نامه ای به منظور پیگیری و اخذ غرامت از بیمه به اداره بانک و بیمه و همچنین یک رونوشت آنرا مستقیماً جهت اطلاع و اقدام واحد رسید و ارسال انبار ذیربط و رونوشت دیگر را به واحد متقاضی (طبق تعریف بند 1-2) ارسال میدارد.

3-1-5- اداره بانک و بیمه پس از بررسی مدارک دریافتی طی نامه ای تحت عنوان درخواست خسارت کسر تخلیه ، نمونه پیوست شماره 4 ، موضوع را به شرکت بیمه گر جهت محاسبه و پرداخت غرامت منعکس مینماید.

4-1-5- چنانچه موسسه حمل و نقل مربوطه حداکثر ظرف 6 ماه از تاریخ بارنامه گواهی عدم و یا کسر تخلیه کالا را صادر و تسلیم ننماید اداره ترخیص و حمل کالا طی اظهار نامه رسمی مسئولیت آن موسسه حمل و نقل را در مقابل تحویل کالا و یا صدور گواهی مذکور متذکر و رونوشت اظهارنامه را جهت اقدامات بعدی (طی نامه درخواست خسارت کسر تخلیه) ازطریق اداره بانک و بیمه به شرکت بیمه گر ارسال میدارد.

تذکر : عدم تسلیم بموقع اظهار نامه رسمی به موسسه حمل و نقل و یا عدم تمدید مدت اعتبار بیمه کالای مورد عدم تخلیه / کسر تخلیه ، موجب سلب مسئولیت شرکت بیمه گر شده و لذا در این موارد لازم است که موضوع از طریق اداره خدمات حمل و نقل محمولات خارجی و یا از طریق اداره ترخیص و حمل کالا (بنا به منابع خرید ) در جهت تامین خسارت از موسسه حمل و نقل ذیربط تعقیب گردد. در صورتیکه از این پیگیریها نیز نتیجه ای حاصل نشود موضوع کسر تخلیه جهت طرح دعوی به امور حقوقی شرکت ارجاع میشود.

2-5- فقدان کالا

چنانچه برخی از محمولات پس ازورود در انبار گمرکات و یا اداره بنادر مفقود شود لازم است اداره ترخیص و حمل کالا نسبت به اخذ گواهی فقدان کالا اقدام نموده و پس از ارسال مدارک به اداره بانک و بیمه اقدامات مقتضی از طریق اداره اخیر الذکر با تنظیم نامه " درخواست خسارت به شرکت بیمه گر" صورت پذیرد.

همچنین اداره ترخیص و حمل کالاراساً با ارسال رونوشت مدارک ، انبار دریافت کننده کالا " واحد متقاضی " را در جریان امر قرارمیدهد.

توضیح : واحد رسید و ارسال انبارها با دریافت موارد بند 1 و 2 (مربوط به کسر تخلیه اجناس و فقدان کالا در انبار گمرکات و یا اداره بنادر) پرونده تقاضای اولیه را مورد رسیدگی قرار داده و سپس به ترتیب زیر عمل مینماید.

حالت اول : چنانچه بخشی از مقادیر اقلام تقاضا دریافت شده است مقدار دریافتی در برابر هر قلم در فرم MRS برگ رسید کالا در ج می گردد.

حالت دوم : در صورتیکه اصولاً محموله ای دریافت نکرده و فقط مدارک گم شده یا عدم تخلیه و .... را از طریق اداره ترخیص دریافت داشته اقدام به تنظیم MRS با مقدار صفر برای کلیه اقلام سیاهه مربوطه خواهد کرد .

تهیه M.D.R. : در هر دو مورد مذکور جهت تشکیل پرونده و پیگیریهای بعدی ، اقـدام بـه تنظیم فرم M.D.R کرده و بشرح زیر توزیع خواهد نمود(دستور العمل نحوه تهیه و تکمیل فرم M.D.R پیوست است )

- اصل و یک نسخه به اداره بانک و بیمه جهت اقدام مقتضی برای اخذ غرامت از شرکت بیمه گر .

-نسخه سوم ، حسابداری انبارها /حسابداری کالا یا ....{امورمالی }

-نسخه چهارم ، کنترل کالا / جهت اطلاع و احیاناً اقدام مجدد برای تامین کالا.

- نسخه پنجم ، پرونده انبار (رسید و ارسال کالا)

تبصره1 : در کلیه موارد بیمه ای ، پرونده اداره بانک و بیمـه تـا اخذ فرم M.D.R و نتیجه گیری از اقدامات بیمه گر مفتوح باقی می ماند.

و در صورتیکه فرم مزبور از انبار مربوطه دریافت نشود موضوع از طرف این اداره پیگیری خواهد شد.

تبصره 2 : دریافت اجناس جبران کسری مرتبط با موارد بالا ابتدا طی سند MT45Cودستور العمل ذیربط صورت خواهد گرفت و سپس توسط سند MT45 به موجودی گرفته خواهد شد.


3-5- کسری و آسیب دیدگی

1-3-5- اگر در مواقع تخلیه کالا در گمرکات و یا در مبادی ورودی کشور کسری و یا آسیب دیدگی در محمولات مشاهده شود ، توسط مقامات بندری / گمـرکـی و نمـاینـده مـوسسـه حمل و نقل صورتمجلس کسری و یا آسیب دیدگی و یا دستخوردگی (طبق نمونه پیوست شماره5) تنظیم میشود.

اداره ترخیص و حمل کالا در چنین مواقعی به استناد صورتمجلس کسری و آسیب دیدگی فوق از نماینده شرکت سهامی بیمه دعوت بعمل آورده تا از محموله مربوطه بازدید و کسری و آسیب دیدگی آن را تائید نماید. نماینده شرکت سهامی بیمه پس از بازدید در محل و تائید کسری و آسیب دیدگی صورتمجلس مقدماتی کسری و آسیب دیدگی کالا را تنظیم مینماید.

2-3-5- اداره ترخیص و حمل کالا پس از انجام تشریفات گمرکی و دریافت محموله از انبار گمرک و یا اداره بندر آن را به انبارهای مربوطه شرکت ارسال کرده و اصل مدارک مربوطه (صورتمجلس گمرکی / بندری و صورتمجلس مقدماتی آسیب دیدگی کالا) را طی نامه ای به اداره بانک و بیمه و کپی آن را به ضمیمه بارنامه حمل به انبارهای مربوطه و همچنین یک کپی دیگر را به متقاضی کالا (اداره کنترل کالا ) ارسال میدارد.

تبصره : چنانچه در بعضی مواقع برای انجام تشریفات ترخیص و حمل کالا به انبارهای مقصد احتمالاً مدت اعتبار بیمه نامه کافی نباشد لازم است که اداره ترخیص و حمل کالا 15 الی 20 روز قبل از انقضای مدت مقرر بطور کتبی از اداره بانک و بیمه درخواست نماید که نسبت به تمدید مدت اعتبار بیمه محموله مورد نظر اقدام نموده و ادارات کنترل کالا را درجریان امر قراربدهد.

3-3-5- در صورتیکه برای محموله ارسالی به مقصد (انبارهای شرکت) در مسیرراه حادثه ای رخ داده و کل یا قسمتی از کالا متحمل خسارت گردد اداره ترخیص و حمل کالا بایستی مراتب را به نزدیکترین شعبه شرکت بیمه گر اطلاع داده تا نماینده بیمه خسارت وارده را از نزدیک بازدیده نموده و طی صورتمجلسی آن را تائید نماید.

در این قبیل موارد لازم است که گواهی مقامات انتظامی در محل نیز در مورد وقوع حادثه برای وسیله نقلیه حامل اخذ گردد.

تبصره : در صورتیکه محموله از نوع خرید داخلی بوده و تشریفات بیمه قبلاً برای آن انجام شده باشد مسئولیت انجام وظائف اداره ترخیص و حمل کالا در عهده اداره خرید های داخلی خواهد بود.

4-3-5- اداره ترخیص و حمل کالا صورتمجلس آسیب دیدگی کالا و گواهی مقامات انتظامی نسبت به وقوع حادثه (موضوع بند فوق) را طی نامه ای برای پیگیری و اخذ غرامت از بیمه به اداره بانک و بیمه و کپی مدارک مذکور و نامه راجهت اطلاع به واحد " متقاضی "ارسال میدارد.

5-3-5- واحد رسید و ارسال انبارها محمولات دریافتی را از نظر کمی و کیفی مورد رسیدگی قرارداده و در صورتیکه در کالای رسیده کسری و آسیب دیدگی مشاهده نماید از نماینده بیمه جهت بازدید و تائید موضوع کسری و آسیب دیدگی دعوت بعمل آورده و نهایتاً اقدام به تنظیم صورتمجلس کسری و آسیب دیدگی (M.D.R)خواهد نمود ، بدیهی است که اخذ تائیدیه نماینده بیمه در صورتمجلس تنظیمی ضروری می باشد.

تبصره 1 : در صورت امتناع نماینده بیمه گر از تائید فرم M.D.R ، رئیس انبار موظف است از کارشناس خدمات بانک و بیمه امور تدارکات کالا دعوت بعمل آورده تا با توجه به جمیع جهات نسبت به طرح ادعای غرامت از شرکت بیمه گر اقدام شود.

ترتیب توزیع صورتمجلس کسری و آسیب دیدگی در اینحالت نیز بشرح زیر میباشد.

1- اصل و یک رونوشت ، اداره بانک و بیمه .

2- نسخه سوم ، حسابداری انبارها .

3- نسخه چهارم ، کنترل کالا

4- نسخه پنجم ، پرونده انبار (رسید و ارسال)

تبصره2 : در مواردیکه همراه محمولات آسیب دیده صورتمجلس مقدماتی ارسال شده باشد این صورتمجلس نیز به پیوست صورتمجلس نهائی M.D.R تهیه شده توسط انبار به اداره بانک و بیمه ارسال میشود ، البته اگر پس از رسیدگی به محمولاتی که صورتمجلس مقدماتی دارند مشخص شود که در داخل بسته بندی به اقلام درخواستی آسیب نرسیده است نیازی به پیگیری و تنظیم فرم M.D.R نبوده و در این حالت برروی صورتمجلس مقدماتی عبارت " بدون غرامت NO CLAIM ) نوشته شده و بایگانی میشود.

6-3-5- واحد بانک و بیمه با دریافت صورتمجلس مقدماتی و همچنین صورتمجلس نهائی (M.D.R) و سایر اسناد و مدارک مربوطه بررسیهای لازم را بعمل آورده و با توجه به میزان خسارت وارده در صورت داشتن فرانشیز پس از کسرمبلغ فرانشیز طی نامه ای درخواست غرامت (نمونه پیوست شماره 4) را به شرکت بیمه گر اعلام میدارد.

تبصره 1 : مبالغ میزان خسارت وارده اگر شامل فرانشیز شود به تشخیص و تائید اداره بانک و بیمه به حسابداری کالا اعلام و بحساب هزینه های شرکت منظور خواهد گردید.

تبصره 2 : درمورد کسر تخلیه کامل از میزان غرامت درخواستی مبلغ فرانشیز کسر نخواهد شد.

تبصره 3 : اقدامات واحد بیمه خدمات بانک و بیمه و تطبیق اسناد جهت اخذ غرامت از شرکت بیمه گر و درمورد کلیه انواع سفارشات خارجی و یا احیاناً خریدهای داخلی که از منابع مختلف تامین شده و اسناد و مدارک مورد لزوم را به آن واحد ارسال کرده باشند خواهد گردید.

تبصره 4 : در کلیـه مـواردیکـه محمـولات شـرکتـی خارج از قراردادهای کل یا بیمه نامه های عمومی که در بند 3 بدان ها اشاره شده است بیمه میشوند ارسال یک نسخه از بیمه نامه به انبار دریافت کننده اجناس جهت نگهداری در پرونده و اقدامات بعدی الزامی است .

4-5- کسری کالا در بسته های سالم و دست نخورده و اقلام اشتباهی

1-4-5- اقلام کسری

در صورتیکه پس از رسیدگی به بسته های سالم و دست نخورده ارسالی از طرف فروشندگان و سازندگان کالا مشاهده شود که مقادیر دریافتی عیناً با سیاهه خرید کالا INVOICE ولیست بسته بندی تطبیق نداشته و کسری کالا وجود دارد . الزاماً مطالبه غرامت در عهده فروشنده است و واحد رسید و ارسال انبار یا واحد دریافت کننده کالا (درموارد تحویل مستقیم اجناس به متقاضی) بمنظور تأمین کسری و یا اخذ غرامت از فروشنده اقدام به تنظیم فرم M.D.R. نمودهو برگ اصلی و یک نسخه آنرا به امور تدارکات کالا ( خرید های خارجی یا داخلی) ارسال می نماید.

- نسخه سوم بهمراه یک کپی از M.R.S به حسابداری انبارها – نسخه چهارم کنترل کالا نسخه پنجم ، پرونده انبار .

تبصره : نحوه تعیین تکلیف وروش اجرایی جبران اقلام کسری در بند6 تشریح شده است .

2-4-5- اقلام اشتباهی

چنانچه در هنگام رسیدگی به کالای دریافتی توسط واحد رسید و ارسال انبارها و یا واحد دریافت کننده کالا (درموارد تحویل مستقیم اجناس به متقاضی) مشاهده شود که کالای رسیده از نظر مشخصات مغایر با مشخصات تقاضا و سفارش خرید است ، و یا به عبارت دیگر اصولاً کالا بصورت اشتباهی ازطرف فروشنده یا سازنده ارسال شده است ، لازم است که واحد دریافت کننده کالا همزمان با تنظیم فرم M.R.Sبا مقادیر دریافتی برای اجناس صحیح و مقادیر صفر برای اجناس اشتباهی ، اقدام به صدور صورتمجلس مغایرت کالا (فرم M.D.R) نموده و جهت تعیین تکلیف اجناس رسیده مغایر و اشتباهی بنحو مندرج در بند 1-4-5- بالا نسخه آنرا توزیع نماید.



1-6- اگر اداره کنترل کالا ( با هماهنگی متقاضی اولیه اجناس طرحها و اختصاصی ) به اطلاعانبار و یا واحد دریافت کننده تشخیص دهند که اجناس مغایر دریافت شده قابلیت مصرف موثر در شرکت ملی گاز ایران را دارد ، بلافاصله موضوع را به انبار یا واحد دریافت کننده اجناس منعکس کرده تا آن واحدها اقدام به صدور برگ رسید کالای اجناس متفرقه (MT75R) نمایند. در این صورت ذکر شماره طبقه بندی جدید (واقعی) اجناس مغایر در ستون ذیربط فرم M.D.R الزامی است .

تبصره 1 : حسابداری انبارها با دریافت اصل فرم MT75R مبلغ کسری ناشی شده از عملکرد M.R.S را در فرم منعکس کرده و بدینوسیله حساب کسری ذیربط رامطابق با دستور العمل های مالی (کتابچه مجوزها) تسویه می نماید.

2-6- در حالتیکه اجناس مغایر یا اشتباهی ، قابلیت مصرف در طرحهای جاری و یا موجودی انبار نداشته و ارزش کالای واقعی دریافت نشده بیش از حداقل مجوز مشروحه در بند " 11 " باشد ، طبق دستور العملها و روشهای بازرگانی کالا جهت تعویض و یا عودت اجناس مغایر اقدام خواهد شد.

3-6- چنانچه فروشنده تقبل کند که کالای کسری را بصورت مجانی (F.O.C.) ارسال کرده و یا بهای آنرا مسترد نماید و بابت اجناس مغایر نیز مبلغی مطالبه نکند. توسط واحد رسید و ارسال انبارها و براساس دستور العمل های تدارکاتی نسبت به انتقال اجناس اشتباهی غیر قابل مصرف بر انبار مازاد و اسقاط اقدام خواهد شد. همچنین اجناس مغایر غیر قابل استفاده در حد حداقل مجوز نیز بنحو مذکور به انبار مازاد و اسقاط منتقل خواهد گردید.

4-6- در صورتیکه فروشنده در قبال عدم ارسال کسری اجناس متقبل به پرداخت وجه کالای کسری ناشی از عدم ارسال و یا کسری ناشی از ارسال اجناس اشتباه گردد و این موضوع نیز مورد تائید " واحد متقاضی " قرارگیرد .

امور تدارکات کالا با معرفی شماره حساب شرکت ملی گاز نزد بانک و ارسال کپی تلکس یا اطلاعیه واریز وجه در حسابهای فوق به امور مالی ، حسابداری کالا را مطلع نموده تا آن حسابداری نسبت به تنظیم سیاهه خرید بستانکار و یا اسنادتعدیل دیگر اقدام نماید.

5-6- چنانچه فروشنده یا سازنده پس از پیگیریهای متعدد ادارات خرید ، بنابر دلائلی کسری مقادیر کالا و یا جایگزینی کالا ی مغایر و اشتباهی را نپذیرد و همچنین از پرداخت غرامت مورد مطالعه نیز خودداری نماید ، با اعلام اداره خرید ذیربط به " واحد متقاضی " و اعمال بررسی های لازم ، در حدود مجوزهای مشروحه در بند " 11 " اقدام و درصورت لزوم مراتب جهت پیگیری از طریق مراجع قضائی به امور حقوقی محول میگردد.



1-7- چنانچه موسسه و یا شرکتهای حمل و نقل و یا راننده وسیله حمل مدارک لازم در خصوص خسارت وارده را جهت مطالیه غرامت از شرکت بیمه گر ارائه ننماید. ادارات حمل ونقل محمولات خارجی / ترخیص و حمل کالا / خریدهای داخلی ، اخذ غرامت از موسسه و یا شرکتهای حمل و نقل را پیگیری نموده و نتیجه وصول آنرا با ذکر مشخصات دقیق سفارش به حسابداری انبار منعکس مینمایند. در صورت امتناع موسسه یا شرکت حمل و نقل از پرداخت غرامت ، موضوع توسط ادارات مزبور به امور حقوقی شرکت احاله میشود.

2-7- چنانچه موضوع مطالبه غرامت به امور حقوقی محول شده و پیگیری آن امور منجر به اخذ غرامت از شرکت یا موسسه حمل و نقل گردد لازم است که واحد پیگیری کننده با ذکر دقیق مشخصات سفارش موضوع را به حسابداری انبارها اعلام داشته و " واحد متقاضی " و انبار ذیربط را مطلع نماید.

3-7- در مواقعیکه کرایه محمولات خسارت دیده در مقصد نهائی بصورت پس کرایه پـرداخت میشـود و مشخصـاً خسـارات وارده و یـا کسـری اجناس از بی احتیاطی و سهل انگاری راننده وسیله حمل کننده کالا ناشی شده است اقدامات زیر معمول خواهد شد.

1-3-7- حتی الامکان و در صورت وجود اجناس مشابه در بازارهای داخلی که از نظر کیفی با جنس اصلی تطبیق داشته باشد ، اقلام کسری و آسیب دیده توسط راننده یا موسسه حمل و نقل تأمین و به انبار یا تحویل گیرنده کالا اعاده میگردد.

2-3-7- با توجه به سیاهه خرید اجناس و بالاترین نرخ تبدیل ارز به ریال قیمت اجناس کسری و خسارت دیده مطابق آئین نامه های مالی (دستور العمل واگذاری اجناس به اشخاص ثالث) محاسبه و تعیین میشود.

3-3-7- چنانچه مبلغ مذکور کمتر از مبلغ پس کرایه حمل باشد با پرداخت مابه التفاوت ، با راننده وسیله حمل تسویه حساب خواهد گردید.

4-3-7- چنانچه خسارت و زیان وارده بیش از پس کرایه حمل باشد ، انبار مربوطه از پرداخت کرایه حمل خودداری کرده وبرای پیگیری و اخذ غرامت از موسسه یا شرکت حمل ونقل ، مدارک راننده را مسترد و در صورت امتناع تا تعیین تکلیف نهائی و جبران خسارات وارده به شرکت و احیاناً طرح دعوی در مراجع قضائی (با هماهنگی واحد اجاره کننده وسیله حمل و امور حقوقی) از خروج وسیله حمل از محوطه انبارها جلوگیری بعمل می آورد و مراتب را سریعاً به شرکت یا موسسه حمل و نقل طرف قرارداداطلاع می دهد.

5-3-7- در صورتیکه میزان خسارت وارده به شرکت جزئی ویا به تشخیص رئیس انبار و تائید بازرس انبارهـا نـاشـی از قصور راننده نباشد مبلغ خسارت مطابق با آئین نامه های مالی (دستور العملهای واگذاری اجناس به اشخاص ثالث)محاسبه و منظور شده و یا پس از رفع خسارت و جبران کسر توسط راننده ، تسویه حساب نهائی صورت خواهد گرفت .

6-3-7- طبق روش جاری واحد رسید و ارسال انبارها مسئولیت دارد ضمن تنظیم برگ رسید کالا (M.R.S) برای کلیه اقلام موضوع سفارش بمقدار دریافتی و همچنین به مقدار صفر برای اقلام دریافت نشده و با صدور فرم M.D.R برای اقلام کسری یا خسارت دیده بنحو زیر عمل نماید.

1-6-3- 7- مبلغ مطالبه شده توسط حسابدار مقیم انبار و یا حسابداری منطقه / امور خطوط لوله / پالایشگاه طی سند دریافت بحساب های زیر منظور میشود.



( اجناس پروژه و اختصاصی ) بستانکار – حساب مندرج در فرم تقاضا ( حساب مصرف کننده کالا) در این حـالت یک نسخـه اسنـاد M.D.R, M.R.S. و سند حسابداری طی نامه ای جهت اطلاع و اقدام حسابداری انبارها ارسال خواهد شد.

2-6-3- 7- مطالبه غرامت انجام نشده و پیگیری اخذ آن به واحد اجاره کننده وسیله حمل محول شده است .

واحـد رسیـد و ارسال انبار در این موارد موظف است یک نسخه از اسناد M.D.R , M.R.S و نـامه ای را که طی آن مسئولیت پیگیری به واحد اجاره کننده وسیله حمل (اداره ترخیص کالا ، خریدهای داخلی) احاله شده را طی نامه ای جهت اطلاع و اقدام حسابداری انبارها ارسال نماید.

4-7- در صورتیکه موضوع پیگیری مطالبه غرامت در مسئولیت واحد اجاره کننده وسیله حمل باشد لازم است که آن واحد پس از حصول نتیجه و یا آگاهی از اقدامات امور حقوقی ، موضوع را به انبار ذیربط " واحد متقاضی " و حسابداری انبارها اعلام نماید.



1-8- در صورتیکه طبق قرارداد سفارش ، تحویل اجناس به مأمور خرید درمحل کارگاه و یا کارخانه تولید کننده تعیین شده باشد و نتیجتاً حمل تا مقصد در عهده اداره خریدهای داخلی باشد فقط عوامل زیر در کسری ، سرک و آسیب دیدگی اجناس پذیرفتنی است .

- کسری و آسیب دیدگی ناشی از شکستگی ، معیوب شدن اجناس در حین حمل .

- کسری یا سرک ناشی از اختلاف توزین باسکول با توجه به بارنامه حمل ، دست نخوردگی محموله و تائید بازرسی انبارها.

- کسری یا آسیب دیدگی ناشی از روندگی ظرف یا بشکه حامل جنس .

-ضایعات ناشی از فساد ذاتی جنس .

2-8- موارد مذکور در حضور نماینده اداره خرید (مامور خرید / بازبین) مورد رسیدگی قرارگرفته و پس از تنظیم فرم M.D.R. و اخذ امضاء نماینده مذکور در حاشیه آن نسبت به اصلاح " مقدار دریافتی در انبار " در فرم های زیر اقدام میشود.

- کپی سفارش به انبار .

- نسخ M.R.S با نوع سند MT45

تذکر : فـرم هـای MT35 (سفارش) و MT50 (سیاهه) که همراه اسناد مذکور تنظیم شده اند بصورت قبلی خود دست نخورده باقی می مانند و از اصلاح مقادیر مندرج در آنها خودداری خواهد شد.

3-8- در صورتیکه وسیلـه حمل تـوسط اداره خـریـدهـای داخلـی اجـاره شـده و کسری و یا آسیب دیدگی ناشی از قصور و سهل انگاری راننده وسیله حمل باشد طبق بند 7 مراحل اجرائی همین دستور العمل رفتار خواهد شد.

4-8- درکلیه موارد مرتبط با اداره خریدهای داخلی برگ اصلی و یک نسخه فرم M.D.R همراه با کپی سفارش و مدارک ضمیمه جهت اطلاع و اقدام و پیگیری آن اداره با اخذ رسید به نماینده اداره خریدهای داخلی تحویل خواهد شد.

5-8- محمولات خریدهای داخلی که حمل آنها تحت پوشش شرکت بیمه گر بوده و مدارک بیمه آنهـا قبلاً بـه واحـد بیمه اداره بانک و بیمه و تطبیق اسناد اعاده شده از مورد فوق الذکر مستثنی بوده بدین ترتیب که واحد رسید و ارسال انبار دریافت کننده پس از تنظیم فرم M.D.R و اخذ امضاء و تائید نماینده بیمه گر اصل و یک نسخه آنرا جهت پیگیری اخذ غرامت از شرکت بیمه ، به اداره بانک و بیمه و تطبیق اسناد ارسال خواهد نمود.

6-8- اداره خریدهای داخلی مسئولیت دارد موارد کسری و آسیب دیدگی کالاهای تحویلی به انبار و یا احیاناً محمولاتی را که اصلاً به انبار نرسیده و در بین راه مفقود شده است را سریعاً پیگیری نموده و پس از حصول نتیجه مراتب را به انبار ذیربط " واحد متقاضی " و حسابداری کالا اعلام نماید.

7-8- در صورتیکه بهر نحو ممکن پیگیری اداره خریدهای داخلی به نتیجه نرسید و غرامتی بابت خسارت وارده اخذ نشد ، رئیس خریدهای داخلی ملزم است که در حدود مجوزمشروحه در بند " 11 " نسبت به اخذ مصوبه " حذف و تعدیل " اقدام ودرصورت لزوم با انعکاس موضوع به امور حقوقی جهت پیگیری اخذ غرامت از طریق مراجع قضائی ، نتیجه را به انبار ذیربط " واحد متقاضی " و حسابداری کالا منعکس نماید.



1-9- پس از تطبیق اسناد رسید کالا (M.R.S.) و سیاهه خرید اجناس (INVOICE) در سیستم پیوسته ویکنواخت کالا ، سیستم برای اقلامی که دارای مغایرت کمی میباشند برحسب نوع رمز اختلاف مندرج در فرم M.R.S. ( جهت یاد آوری شماره رمزهای مذکور در بند 3 – 9 تشریح شده است) اقدام به صدور سند مغایرت می نماید.

2-9- تسویه حسابهای اختلافات کالای در راه بدو طریق انجام میگیرد.

1-2-9- از طـریق سیستـم پیـوستـه و یکنـواخت کـالا و بـا تغـذیـه اسناد MT49 و با شماره حساب های تائید شده از سوی حسابداری کالا (درمواردی که کالای مغایر بجای کالای اصلی پذیرفته شده یا کسری قبلی بنحوی توسط فروشنده تامین گردیده یا کالای مفقود شده پیدا شده است )

2-2-9- ازطریق سیستم مکانیزه مالی وبا تنظیم سند روزنامه توسط حسابداری کالا طبق روشهای مالی موجود .

3-9-جدول شماره رمزهای اختلافDISCREPANCY CODES TABLE

طرف مطالبه خسارت


شماره رمز اختلاف

فروشنده / سازنده


S

موسسات یا شرکتهای حمل و نقل


C

بیمه گر


I

نامشخص/ طبقه بندی نشده / مشترک


U

ضایعات ناشی از جنگ (طرف مطالبه بیمه گر)


W

اختلاف زیر حد نصاب که نیاز به پیگیری ندارد


D



1-10- تنظیم اسناد M.R.S. و M.D.R. در تمام سطوح قیمتـی و بـرای کلیـه مـوارد کسـری/آسیب دیدگی و اقلام مغایر و اشتباهی با اعلام واحدهای ذیربط به انبار ( که در این دستور العمل برحسب نوع مسئولیت بدان اشاره شده) الزامی است .

2-10- در کلیه موارد مندرج در این دستور العمل ارسال یک نسخه از فرم M.R.S. به همراه یک نسخه از فرم M.D.R. به حسابداری کالا ضروری است .

3-10- نتیجه اقدامات مربوط به تسویه حساب هر سفارش (برحسب هر سیاهه خرید)توسط حسابداری کالا در رونوشت فرم M.D.R. منعکس و جهت تکمیل ، ختم و قابل حسابرسی شـدن پـرونـده های تدارکاتی و عملیاتی کالا به " واحد متقاضی " و انبار ذیربط اعاده می گردد.

4-10- در کلیه مواردی که پیگیری مطالبه غرامت به امور حقوقی محول میشود " واحد متقاضی " موظف است درحدود مجوزهای مشروحه در بند " 11 " نسبت به اخذ مصوبه " حذف و تعدیل " اقدام نموده و نتیجه را به حسابداری کالا منعکس نماید تا حساب معلق ذیربط تسـویه گـردد. هرگونه اخذ غرامت توسط امور حقوقی بصورت در آمد درحساب هزینه ای مذکور واریز خواهد شد.

5-10- چنانچه امور حقوقی پیگیری مطالبه غرامتی را به دلیل صرفه اقتصادی ، ضروری ندانسته و یا اقامه دعاوی غراماتی را منسوخ اعلام نماید موضوع توسط " واحد متقاضی " به حسابداری کالا منعکس و آن حسابداری بدون نیاز به مجوزهای دیگر و با توجه به نظر تخصصی امور حقوقی نسبت به اختتام پیگیری و بستن پرونده اقدام خواهد نمود.



طبق مجوز های مالی می باشد.


1-12-واحد سفارشات / کنترل کالا با دریافت فرم های M.D.R. و M.R.S. موظف است راساً و یا با همـاهنگـی متقاضی اولیه اقلام کسری و اشتباهی در حد حداقل مجوز مشروحه در بند " 11 " را از نظر ارزش کیفی و نیاز عملیاتی مورد بررسی قرارداده و در صورت تشخیص ، عندالزوم ظرف حداکثر مدت یکماه بعد از دریافت ، موضوع را از طریق منبع خرید ذیربط (خریدهای داخلی ، سفارشات خارجی ) تا وصول اجناس کسری پیگیری نماید.

2-12-در مواردیکه بعلت نیاز اضطراری و فوریت احتیاج ، نمی توان تهیه مجدد کالا را تا خاتمه حل و فصل خسارات ، معوق گذاشت لازم است که بلافاصله مقادیر مورد نیاز طی فرم تقاضای جدید با تأمین بودجه و تائیدیه امور مالی یا واحدهای مالی مناطق / امور / پالایشگاهها توسط متقاضی اولیه تنظیم گردیده و با ذکر دلیل و توجیه طی فرم ترک تشریفات مناقصه با اخذ مجوزهای لازم به امور کالا اداره خرید ارسال گردد.

3-12- در سایر موارد پس از معلوم شدن نتیجه حل و فصل اختلافات در صورتیکه امکان تأمین جنس از طریق موارد اختلاف وجود نداشته باشد تنظیم تقاضای جدید و سفارش مجدد کالا با موافقت متقاضی ضروری است ، که در این حالت نیز متقاضی با تامین بودجه که به تائید امور مالی و یا واحدهای مالی ذیربط رسیده و تنظیم فرم تقاضای جدید مراتب درخواست و نیاز خود را به امور تدارکات کالا اعلام خواهد داشت.



MATERIALS DISCREPANCY REPORT (M.D.R.)

براساس روش مشروحه در دستور العمل شماره ( 01-054-84 ) روشهای بازرگانی کالا انبارهای دریافت کننده کالا و یا واحد متقاضی ( درمواردی که کالا مستقیماً و بدون دخالت انبار تحـویل متقـاضـی میگـردد) مـوظف است کـه در صـورت مشاهده کسری / سرک / آسیب دیدگی و مغایرات کالا بنحوزیر اقدام به تنظیم فرم M.D.R. بنماید.

جهت سهولت شرح و توضیح عوامل تشکیل دهنده فرم M.D.R. برای هر عامل شماره ای در نظر گرفته شده است که در فرم نمونه پیوست شماره 1 مندرج است .

1- انبار : نام انبار دریافت کننده کالا و یا نام واحد دریافت کننده مستقیم اجناس.

2- منبع خرید : برحسب اینکه خرید توسط اداره خریدهای داخلی ، سفارشات خارجی ، و غیره انجام شده است نام منبع در این ستون قید میشود.

3- شماره سیاهه/سفارش / تقاضا :

4- تاریخ تنظیم : 6 رقم مرکب از روز / ماه / سال

5- شماره ردیف صورتمجلس : برای هرانبار از اول هرسال شمسی شماره ردیف M.D.R.



6- شماره صورتمجلس ترخیص / تاریخ(درخریدهای خارجی) : مورد کسری یا آسیب دیدگی یا عدم تخلیه و یا کسر تخلیه قبلاً توسط اداره ترخیص و حمل کالا در تاریخ معینی صورتمجلس شده است.

7- شماره بارنامه ترخیص / تاریخ : شماره بارنامه داخلی که اداره ترخیص برای حمل محمولات از گمرکات و یا بنادر تنظیم و طی آن اجناس را به انبار و یا محل مصرف متقاضی ارسال نموده است.

8- گمرک ورودی : طبق مدارک اداره ترخیص و حمل کالا .

9- مبداء حمل : طبق مدارک فروشنده کالا

10- نام وسیله حمل : کشتی / هواپیما / کامیون / قطار

11- تعداد بسته یا نگله : طبق بارنامه اداره ترخیص و حمل کالا و یا مدارک اداره خـریـدهـای داخلی مقـایسه آنهـا بـا صـورت بستـه بندی فروشنده (PACKING LIST)

12- وضعیت بسته بندی در زمان وصول : عبارات سالم/ آسیب دیده / پارگی طوق یا طناب / و غیره .

13- وزن محموله رسیده : برحسب تن / کیلوگرم / گرم

14- شماره بیمه نامه : درصورتیکه محموله قبلاً بیمه شده و مدارک آن به انبار رسیده شماره بیمه نامه در این محل درج خواهد شد.

15- شماره سیاهه فروشنده : شماره فاکتور / شماره سیاهه INVOICE /شماره برگ فروش و غیره .

16- تاریخ ورود به انبار : تاریخ دقیق ورود محموله به انبار و تخلیه آن / تاریخ تحویل مستقیم اجناس به متقاضی .

17- شماره ثبت ورود به انبار(SRN) : برای کلیه محمولاتی که به هر انبار وارد میشوند دربدو ورود شماره ای از دفتر مخصوص " محمولات وارده " اختصاص می یابد و مشخصات محمـوله در آن دفتـر ثبت می گردد، متقابلاً در قسمت بیرونی بسته بندی بارنگ ماژیک شماره مذکور بصورت خوانا درج میشود ترکیب شماره برای هر سال شمسی و در هر انبار بشرح زیر



* علامت اختصاری انبارهای مختلف در جدول پیوست است .

18- معادل ریالی (خریدهای خارجی): این ستون برحسب مسئولیت توسط کنترل کالای موجودی انبارها/

اداره خریدهای خارجی / اداره بانک و بیمه و تطبیق اسناد برحسب نرخ رسمی بانک مرکزی بنحو زیر محاسبه و تکمیل میگردد.

تعداد یا مقدار مورد اختلاف X نرخ ارز X مبلغ ارزی واحدکالا = معادل ریالی.(خریدخارجی)

تعداد یا مقدار مورد اختلاف x مبلغ ریالی واحدکالا = معادل ریالی.(خرید داخلی)

19- نوع ارز / مبلغ واحد : براساس سیاهه خرید یا فاکتور فروشنده علامت نوع ارز در محل مربوطه و مبلغ ارزی یک واحد کالا (خریدهای خارجی) و یا مبلغ ریالی یک واحد کالا (خریدهای داخلی) در برابرهر قلم درج میگردد.

20- شماره طبقه بندی کالا شماره قلم

در صورتیکه کالای اشتباهی قابل مصرف تشخیص داده شود شماره M.E.S.C. جدید و در صورتیکه از اقلام طرحها و اختصاصی باشد شماره قلم جدید که از 81 به بعد شروع می شود در این محل قید میگردد.

21- اجناس مغایرت دار : دردست بررسی/ به موجودی گرفته شده :

برحسب اینکه اجناس یکی از دو شرایط مذکوررا داشته باشندستون مربوطه با نشانه P علامت گذاری میشود.

22- عهده دارتامین خسارت:دراین ستون طرف مطالبه غرامت تعیین و برحسب مسئولیت یکی ازعبارات بیمه گر / شرکت حمل و نقل / نامشخص/غیر قابل پیگیری ودرج می گردد.

23- مقدار کالا

1-23- تعداد یا مقدار دریافتی سالم / ناقص/ اشتباهی: برحسب اینکه کالای دریافتی مشمول کدام یک از عناوین مذکور باشد ، مقدار یا تعداد آن در محل مربوطه قید می شود.


2-23-کسری/ سرک
علامت منفی " – " مقدار کسری و با علامت مثبت "+" مقدار اضافی در برابر مقدار هر قلم تعیین میگردد.

24- تعداد طبق سیاهه : تعداد یا مقدار هر قلم کالا طبق فاکتور یا سیاهه فروشنده .

25- شماره بسته یا نگله : طبق صورت بسته بندی PACKING LIST فروشنده.

26- شرح مختصر جنس :طبق مدارک پرونده .

27- واحد کالا:واحد اندازه گیری کالا طبق سند سفارش .

28- شماره طبقه بندی کالای سفارش شده : در صورتیکه اجناس از نوع موجودی انبار باشند.

29-شماره قلم :طبق فرم سفارش

30-طبق توضیح روی فرم : شماره و تاریخ برگ رسید کالا (MT45) در خط اول و شماره و تاریخ برگ رسید کالاهای متفرقه (MT49) درخطوط دوم و سوم در محل های پیش بینی شده در فرم .

31- 32- خسارات بیمه ای : در صورتیکه مطالبه غرامت از شرکت بیمه گر باشد تائید نماینده بیمه در روی فرم M.D.R. ضروری است .

* تائید کـارشنـاس خدمات بانک و بیمه و تطبیق اسناد طبق موارد پیش بینی شده این دستور العمل اخذ خواهد شد.

33 الی 35-" طبق شرح مندرج در فرم " : محل امضاء مسئولان انبار / بازرس انبار – متصدی رسید و ارسال .

36- شرح اقدامات پیگیری توسط واحد اقدام کننده :محل درج توضیحات اضافی توسط انبار / شـرح مختصــر تعییـن تکلیـف و اقـدامات انجام شده توسط " و احد متقاضی " که این دستور العمل بدانها اشاره شده است.

37-توزیع نسخ : جهت سهولت کار نحوه توزع فرم باختصار در این ستون تشریح شده است .

38-توضیحات : نوع نقص / اشتباه / غیره ذکر شود.



لطفأ جهت رویت ضمائم پیوست روی این لینک کلیک فرمایید.

منبع:شرکت ملی گاز ایران